… und wie Sie davon Gebrauch machen können.
Ohne eine aussagefähige Statistik heranziehen zu müssen, kann wohl jeder von uns ohne schlechtes Gewissen behaupten, dass in den letzten zwei Jahren der Onlinehandel stark zugenommen hat.
Wer hat nicht den einen oder anderen Artikel im Internet bestellt und somit seine Daten hinterlassen.
Einigen mag es egal sein, was mit ihren Daten passiert. Aber was, wenn es Ihnen nicht egal ist? Nach den Betroffenen Rechten der DSGVO haben Sie als Betroffener ein Recht auf Auskunft.
- Was genau ist das Auskunftsrecht?
- Ab wann bin ich ein Betroffener?
- Wer ist berechtigt das Auskunftsrecht auszuüben.
- Wie können Sie von Ihrem Recht auf Auskunft Gebrauch machen?
- Wie schnell muss der Verantwortliche reagieren?
- Wie häufig können Sie als Betroffener Auskunft verlangen und welche Kosten entstehen dadurch?
- Kann die Auskunft verweigert werden?
- Aus der Sicht des Verantwortlichen
Was genau ist das Auskunftsrecht?
„Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf folgende Informationen:“ (Art.15 DSGVO)
- Verwendungszweck der Daten
- Wofür hat der Verantwortliche Ihre Daten benötigt?
- Dauer der Datenspeicherung
- Das ist klar – wie lange gedenkt der Verantwortliche Ihre Daten zu speichern
- Herkunft der Daten
- Woher und von wem hat er überhaupt Ihre Daten erhalten.
Ab wann bin ich ein Betroffener?
Sobald Sie ihre Daten bei einem Verantwortlichen hinterlassen haben. Das kann sein als Kunde im Geschäft, als Gast im Hotel, als Patient beim Arzt usw.
Als Geschäftsführer oder Vorstand eines Unternehmens nehmen Sie die Funktion des Verantwortlichen ein.
Wer ist berechtigt das Auskunftsrecht auszuüben.
Jeder Betroffene. Auf Anfrage können Sie bei den Unternehmen kostenlos eine Kopie über ihre gespeicherten Daten erhalten.
Die Anfrage muss persönlich von Ihnen kommen. Falls Sie im Auftrag einer anderen Person (Partner etc.) eine Auskunft einholen wollen, muss die Person Sie dazu bevollmächtigt.
Und Sie müssen davon ausgehen, dass Ihre Identität überprüft wird, da ansonsten nach Art. 33 DSGVO eine Datenpanne vorliegt.
Wie können Sie von Ihrem Recht auf Auskunft Gebrauch machen?
Als Betroffener können Sie die Informationen schriftlich, per E-Mail oder sogar mündlich erteilen (Art. 12 Abs.1 DSGVO).
Kontaktdaten finden Sie dafür in der Datenschutzerklärung.
Mit diesem Musteranschreiben der Verbraucherzentrale können Sie per E-Mail oder Post den jeweiligen Verantwortlichen anschreiben. Sie müssen nur Ihre persönlichen Daten eintragen.
Bei der mündlichen Auskunftserteilung sollte der Verantwortliche (also das Unternehmen) Ihre Identität prüfen, um zu vermeiden, dass eine fremde Person um Auskunft über Ihre persönlichen Daten verlangt.
Bei einem Antrag per E-Mail, kann Ihnen die Information in einer pdf
zur Verfügung gestellt werden (Art. 15, Abs.3, DSGVO). Hierbei sollte der Verantwortliche, darauf achten, dass die personenbezogenen Daten sicher überstellt werden (verschlüsselte E-Mail).
Und natürlich gibt es auch noch den Postweg.
Wie schnell muss der Verantwortliche reagieren?
„…unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags…“ (Art.12 Abs. 3 und 4 DSGVO).
Diese Frist kann um zwei Monate verlängert werden. Allerdings muss Ihnen das der Verantwortliche mitteilen, sowie die Gründe dafür.
Gründe können sein:
– Komplexität der Anfrage
– Anzahl der Anfragen von Betroffenen
Wie häufig können Sie als Betroffener Auskunft verlangen und welche Kosten entstehen dadurch?
Der Verantwortliche ist 1.) verpflichtet Ihnen als betroffenen Person eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen (Art.15 Abs.3 DSGVO) und das kostenlos (Art.12, Abs. 5, DSGVO).
Aber sollten Sie auf die Idee kommen monatlich eine Auskunft zu verlangen, „…kann der Verantwortliche ein sozusagen angemessenes Entgelt auf der Grundlage der Verwaltungskosten verlangen.“ (Art. 15 Abs. 3 DSGVO).
Geschieht die Auskunftsanfrage jedoch in „angemessenen Abständen“, kann dies weiterhin kostenlos geschehen (Erwägungsgrund 63 zur DSGVO ).
Bei Auskunfteien, wie die Schufa, wird empfohlen einmal jährlich von seinem Auskunftsrecht Gebrauch zu machen.
Kann die Auskunft verweigert werden?
Ja, das ist durchaus möglich, und zwar bei folgenden Gründen:
- Wenn der Verantwortliche nicht in der Lage ist, den Betroffenen zu identifizieren (Art.12, Abs. 2, DSGVO)
- Unbegründete und exzessive Auskunftsanträge (Art.12,Abs.5 DSGVO)
- Wenn die Rechte und Freiheiten einer anderen Person beeinträchtigt werden. (Art. 15, Abs. 4, DSGVO)
Aus der Sicht des Verantwortlichen
Sollten Sie aber auch die Funktion eines Verantwortlichen lt. DSGVO haben, empfiehlt es sich rechtzeitig organisatorische Vorkehrungen zu treffen, um Auskunftsanfragen schnell und vollständig beantworten zu können.
Denn gemäß der Art. 12 Abs. 1 und Art. 5 Abs. 2 DSGVO haben Verantwortliche bereits vorbereitend geeignete organisatorische Maßnahmen zu treffen, um betroffenen Personen beantragte Auskünfte fristgerecht und in einer geeigneten Form zur Verfügung zu stellen.
Ein Musteranschreiben vom Bayerischen Landesamt für Datenschutz, hilft Ihnen als Verantwortlicher, zügig die gewünschte Auskunft zu erteilen.
Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen