- Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Dokumente?
- Aufbewahrungsfrist 2 Jahre
- Aufbewahrungsfrist 3 Jahre
- Aufbewahrungsfrist 4 Jahre
- Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
- Aufbewahrungsfrist 30 Jahre
- Aufbewahrungsfrist….ein Leben lang!
- Aufbewahrungsfrist unbestimmt
- Aufbewahrungsfrist mindestens bis zum Rentenbeginn
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Dokumente?
Irgendwann trifft es jeden – die Ablagekörbe, die man für eine organisierte Ablage vor gefühlten 100 Jahren angeschafft hat, quellen über mit Rechnungen, Papiere, Dokumente und was sonst noch dort „für den Moment“ seinen Platz gefunden hat.
Und wären die dafür vorgesehen Ordner nicht so überfüllt, hätten wir ja auch schon alles längst wegsortiert.
So, … die Motivation, Ordnung ins Chaos zu bringen, ist da. Aber jetzt stellt sich die Frage:“ Wie lange muss ich etwas aufbewahren?“
Aufbewahrungsfrist 2 Jahre
Aufbewahrungsfristen bei Rechnungen
Kaufbelege, Rechnungen und Quittungen sollten Sie in der Regel 2 Jahre aufbewahren (Gewährleistungspflicht BGB § 437, 438).
Haben Sie zusätzliche Optionen wie eine Garantieverlängerung erworben, dann gilt die Aufbewahrung für die Dauer der Verlängerung.
Bei besonders wertvollen Gegenständen ist es empfehlenswert, alle zugehörigen Dokumente langfristig aufzubewahren, um einen Nachweis für die Hausratversicherung bei Wasserschaden oder Einbruch zu haben.
Ausnahme – Handwerkerrechnung:
2 Jahre – bei privaten Handwerkerrechnungen. Die Rechnung ist nicht nur der Beleg, um bei Mängeln Nachbesserungsansprüchen geltend zu machen, sondern auch als Nachweis für das Finanzamt, dass es sich nicht um Schwarzarbeit handelt.
5 Jahre bei Neu- und Umbau von Gebäuden, um bei Mängeln keine Ansprüche zu verlieren (Gewährleistung von 5 Jahren).
10 Jahre – im Zusammenhang einer Vermietung.
Aufbewahrungsfrist 3 Jahre
Mietverträge
Mietverträge über beendete Mietverhältnisse (Mieter)
Als Mieter sollten Sie solche Verträge, sowie Übergabeprotokoll und die Kautionsquittung der alten Wohnung mindestens drei Jahre aufbewahren. Gesetzlich gibt es keine Frist, aber eventuelle Nachforderungen des Vermieters verjähren erst nach drei Jahren, wobei die Frist erst nach Ablauf des Jahres beginnt, in dem das Mietverhältnis beendet wurde.
Mietverträge über beendete Mietverhältnisse (Vermieter):
Für Vermieter gelten wieder andere Aufbewahrungsfristen.
· Zehn Jahre bei gewerblichen Vermietungen.
· Sechs Jahre für private, nicht-gewerbliche Vermieter, deren Gesamteinkünfte 500.000 € pro Jahr übersteigen.
Diese gesetzliche Pflicht betrifft alle Unterlagen, die die Erzielung privater Überschusseinkünfte belegen.
· Drei bis vier Jahre bei niedrigeren Einkünften.
Kontoauszüge
Theoretisch spricht gesetzlich nichts dagegen, wenn Privatpersonen ihre Kontoauszüge sofort entsorgen.
Aber aus folgenden Gründen sollten diese Dokumente mindestens drei Jahre aufzubewahrt werden.
· Bei einem eventuellen Streitfall kann mithilfe der Kontoauszüge bewiesen werden, dass bestimmte Beträge, wie
z.B. Miete, Versicherung oder bei einem Versandhändler tatsächlich gezahlt worden sind.
· Darüber hinaus sind Sie bei haushaltsnahen Dienstleistungen (Gärtner / Reinigungskraft), die Sie von der Steuer
absetzen möchten, verpflichtet die betreffenden Kontoauszüge so lange aufzubewahren, bis der Steuerbescheid
eingeht und die Einspruchsfrist beendet ist.
Heutzutage verschicken die meisten Banken die Kontoauszüge digital. Nur gegen eine Gebühr werden sie in Papierform per Post an den Kunden zugestellt.
Und auch die digitalen Kontoauszüge werden bei den meisten Banken nach einem Jahr archiviert, so dass der Kunde sie nur noch durch eine Gebühr erhält. Es empfiehlt sich daher diese Belege regelmäßig, z.B. einmal im Monat runterzuladen und abzuspeichern.
Aufbewahrungsfrist 4 Jahre
Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Steuerbescheide von Privatpersonen ist von dem Gesetzgeber nicht vorgegeben. Theoretisch kann ein Steuerbescheid also jederzeit entsorgt werden.
Doch praktisch sprechen mehrere Gründe dagegen.
· Um bei der beleglosen Übermittlung einer Steuererklärung auf der sicheren Seite zu sein, sollten die Belege für
geltend gemachte Ausgaben bis zur endgültigen Wirksamkeit des Bescheids aufbewahrt werden. Bei
Rückfragen kann so der Nachweis gegenüber dem Finanzamt zu erbracht werden.
· Bei Kontoauszügen empfiehlt es sich diese sogar für einen Zeitraum von mindestens vier Jahren aufzuheben.
Das Finanzamt kann verlangen diese zum Nachweis von außergewöhnlichen Belastungen, Sonderausgaben,
Werbungskosten, geleistete Mieten oder Unterhaltszahlungen vorzulegen.
· Außerdem können Privatpersonen in bestimmten Lebenslagen zum Einkommensnachweis über einen
Steuerbescheid aufgefordert werden. Beispiele sind die Beantragung von Krediten, BAföG, Eltern- oder
Pflegegeld. Für diese Fälle empfiehlt es sich Steuerbescheide für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren,
längstens jedoch bis zur angegebenen Anfechtungsfrist in der Rechtsbelehrung.
Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
Steuerpflichtige, die im Jahr mehr als 500.000 Euro verdienen, müssen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren für Steuerunterlagen wie zum Beispiel Einkommensteuerbescheide zwingend einhalten.
Liegt Ihr Jahreseinkommen unter diesem Betrag, können die Steuern entsorgen werden, sobald der Steuerbescheid rechtskräftig ist.
Aufbewahrungsfrist 30 Jahre
Hierunter fallen Mahnbescheide, Gerichtsurteile & Kreditunterlagen (wenn nicht sogar ein Leben lang). Im Zweifel bei der Bank, dem Notar, etc., die Dauer der Aufbewahrung erfragen.
Aufbewahrungsfrist….ein Leben lang!
Es gibt Dokumente, von denen sollten Sie sich nie trennen:
· Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde, Scheidungsbeschluss, Sterbeurkunden von Angehörigen,
Erbschein, Testament
· Schul-und Hochschulzeugnisse, Ausbildungszeugnisse
· Ärztliche Gutachten,
· Belege über vorhandenes Wohneigentum
· Unterlagen zur Rentenberechnung inkl. der hierzu gehörenden Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und
Sozialversichungsunterlagen
· Betriebliche Altersvorsorge
Aufbewahrungsfrist unbestimmt
Versicherungspolicen
Versicherungsschein, alle Änderungen der Police, sowie die Unterlagen zum Vertragsabschluss auf jeden Fall bis zum Vertragsende und weitere drei Jahre bis zum Ende der allgemeinen Verjährungsfrist aufbewahren.
Die meisten Versicherungen verzichten auf den Versand der Rechnungen. Lediglich auf dem Kontoauszug ist ersichtlich, dass die Versicherungssumme abgebucht wurde. Wer möchte kann die aktuellste Beitragsechnung anfordern und ablegen.
Ausnahme – Lebensversicherungpolice
Sie sollte sogar bis über den Tod hinaus aufbewahrt werden, damit Hinterbliebene eventuelle Ansprüche gelten machen können. Auszahlungen aus Lebens-und Rentenversicherungen können auch steuer- und erbrechtlich relevant sein. Daher ist es gut, wenn dafür Dokumente vorhanden sind.
Aufbewahrungsfrist mindestens bis zum Rentenbeginn
Meldungen zur Sozialversicherung, die dafür benutzt werden können, den Versicherungsverlauf zu dokumentieren, Arbeitsverträge, Kündigungen und die Einkommensnachweise (Lohn-, Gehaltsabrechnungen), Bescheinigungen über Ausbildungs-/Studienzeiten. Ehemalige DDR-Bürger sollten ihre Ausweise für Arbeit und Sozialversicherung (grüner SV-Ausweis) ebenfalls so lange aufheben.
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